REPORTES GERENCIALES CON TABLEAU

Los reportes gerenciales y los cuadros de mando integrales son herramientas que se encuentran clasificadas como parte de las estrategias de Business Intelligence, entre las cuales también figuran Cubos Olap y diversas técnicas de Minería de datos, que las comentaremos en otros artículos.

Contar con estas herramientas es trascendental para los cargos gerenciales el día de hoy. Y una de las más utilizadas y mejor valoradas en el medio es Tableau.

Por ello, este artículo está dedicado a Tableau, esta excelente herramienta, que te ayudará a ti -quien ocupa un cargo de gerencia- a elaborar unos mejores y eficaces dashboards o reportes gerenciales ¡Comencemos!

El tiempo en general es una variable importante en la gestión, cualquiera que sea el nivel de alcance que desempeña un ejecutivo en una organización. Mientras más alcance, el gestor tiene un nivel más estratégico y está más lejos del día a día de la operación.

Por ejemplo, no ve lo mismo un mando medio que un director comercial, ni tampoco lo que ve este último versus lo que ve un CEO o Country Manager.

Un jefe de un área comercial mira el día a día y hace proyecciones de cierre de mes de forma casi diaria, él sabe que un día perdido de ventas es muy difícil recuperar. Un mando medio quizá no está mirando solo las ventas, también podría estar mirando el abandono de clientes.

Por otro lado, un director financiero debe estar mirando el EBITDA; en cambio, un CEO mira todo, pero no entra en detalles, al menos no todos los días.

Entonces, tanto informes gerenciales y cuadros de mando son vitales para cada gestor de una organización porque le van a permitir tomar decisiones sobre los objetivos encomendados de acuerdo con su nivel de alcance.

User testing evaluativo

• Indicadores de acuerdo con su alcance.
• Capacidad de poder establecer rangos de fechas.
• Indicadores de tendencia y pronósticos.
• Habilitar al gestor en la toma de decisiones.
• Que sea fácil de entender.

Parte de la estrategia de marketing y comercial, está soportada sobre activos digitales como sitios web, tiendas online, perfiles en redes sociales, canales en YouTube y toda la gran cantidad de actividades que se hacen sobre ellos, como campañas publicitarias sobre Google Adwords, Facebook Ads, redes de Display, entre otras.

Todas estas actividades generan grandes volúmenes de datos que se hacen inmanejables si es que no se plantea una estrategia para tratarlos.

Ya no es novedad que los nuevos gestores de negocios cuenten con conocimientos que les permitan establecer u orientar una estrategia que incluya entorno digital. El ejecutivo hoy en día sabe sobre Inbound Marketing y Analítica web, pero esto es demasiada data.

Para interpretar tal cantidad de información -sin perder tiempo- existen herramientas que facilitan la lectura, y entre varias evaluadas destaca Tableau.

Existen varias herramientas en el mercado, pero una de las más versátiles y que, además, permite presentar la información en versiones desktop y online es Tableau.

La promesa de Tableau es simple: “Haz un reporte y míralo donde quieras”.

Yo le agregaría lo siguiente: Haz un reporte y no pierdas tiempo todos los días elaborando el mismo.

Con Tableau haces un reporte y este se actualizará de forma automática siempre y cuando los datos entrantes también lo hagan.

 Existen otras técnicas como focus group, encuestas, entrevistas, etc., estas son estudios de opinión y no es algo ideal por estas razones:

• Capacidad de poder conectarse con muchas fuentes de datos de forma directa.
• Construcción visual del reporte.
• Fácil de usar, tanto para construir como para explorar.
• Permite habilitar filtros.
• Analizar desde prácticamente cualquier pantalla de escritorio a través de la web.

Un GIF ejemplo de Content Analytics:(https://cdns.tblsft.com/sites/default/files/pages/contentanalytics4.gif)

De las principales fuentes de datos para digital está Google Analytics, herramienta que permite mirar el tráfico del sitio web y el impacto de las campañas publicitarias.

Otra fuente importante de datos es el software comercial y transaccional de la empresa y toda compañía cuenta con uno. Tableau puede conectarse a través de conexiones ODBC, sin embargo, es una consulta que puede golpear la base de datos. Lo recomendable es exportarlos o leerlos directamente desde una fuente Ad Hoc preparada para ser consultada.

Si ya se tiene trabajado algo en el aspecto de Inteligencia de Negocios (Business Intelligence), entonces es bastante probable que se tenga un Data Warehouse, un Data mart o al menos una gran fuente de datos sobre Microsoft Access; Tableau también puede conectarse.

Muchas veces los datos más importantes de un gestor son los objetivos, los cuales por lo general permanecen en un Excel.

Algunos mandos medios que necesitan tener objetivos diarios y que además tienen una dinámica bastante alta también manejan un Excel, incluso algunos usan un Power Point.

Es posible cargar los objetivos a Google Analytics, pero luego para cambiarlos requiere de un proceso.

Si se habla de tiempo y facilidad no hay nada como una hoja de cálculo, tanto como Excel o un documento con Google Docs y lo mejor es que Tableau puede conectarse a ambas fuentes de datos sin mayores problemas.

A una fuente de datos se le puede representar de múltiples formas.

Además, que es capaz de mostrar casi cualquier tipo de gráfico, se puede integrar varias vistas en un solo dashboard, lo que permite tomar decisiones de una forma más ágil.

6.1. Un ejemplo sencillo con Google Analytics en 4 pasos:

a) Una vez que se entra en Tableau, el primer paso es hacer las conexiones con las fuentes de datos que se requieren:

b) Autorizar a Google Analytics.

c) Seleccionar dimensiones y métricas.

• Dimensiones: Hora, Día de la semana.
• Métricas: transacciones.

d) Darle forma al reporte. Por ejemplo, aquí con estos 4 datos de Google Analytics, en 2 segundos es posible entender donde se concentran las transacciones. Solo hay que establecer como columnas a la dimensión “Hora” y como fila a la dimensión “Nombres del día de la semana”.

Si eres gerente comercial o tienes un cargo similar, estos cuadros te pueden interesar.

Tableau es una gran herramienta porque cuenta con los siguientes aspectos positivos:

• Capacidad de conectar a múltiples fuentes de datos.
• Facilidad de uso, de seleccionar, arrastrar y filtrar.
• Una vez hecho el reporte solo es necesario refrescar la información.
• Gran nivel de presentación de datos.

CONCLUSIONES

Es importante resaltar que los datos deben estar ordenados. Esta es la fase clave para poder construir reportes de manera bastante rápida y sin gran esfuerzo.

En el caso de Google Analytics, son varias las acciones que se deben hacer, como marcar de forma correcta todas las interacciones de un sitio web, cada evento, cada lista de productos y otros pasos adicional para poder hacer seguimiento a cada clic, cada compra y otras operaciones importantes. Esto no ocurre con Tableau.

Recuerda que la planificación del marcado de los datos y la estandarización son en muchos casos, los que ocupan entre el 60% y 70% del tiempo; por ello, es importante trabajar con herramientas más dinámicas.

Quieres saber más sobre Tableau y todas las funcionalidades que tiene. Te invitamos a que te suscribas a nuestro blog para que conozcas más de esta herramienta.

¿ESTÁS PENSANDO EN ANALÍTICA DIGITAL PARA TU EMPRESA? PONTE EN CONTACTO CON NOSOTROS ¡EN ATTACH TE AYUDAMOS CON TU PROYECTO!

TEMAS: Analítica Digital, Tableau, Dashboards