Los informes gerenciales y los cuadros de mando integrales son herramientas que se encuentran clasificadas como parte de las estrategias de Business Intelligence, entre las cuales también figuran Cubos Olap y diversas técnicas de Minería de datos de las cuales comentaremos en otros posteos.

 ¿Por qué es importante para un gerente contar con una herramienta así?

El tiempo en general es una variable importante en la gestión, cualquiera que sea el nivel de alcance que desempeña un ejecutivo en una organización. Mientras más alcance, es decir, el gestor tiene un nivel más estratégico, más lejos del día a día de la operación está.

Por ejemplo, no ve lo mismo un mando medio que un director comercial, ni tampoco lo que ve este último versus lo que ve un CEO o Country Manager.  Un jefe de un área comercial,  mira el día a día y hace proyecciones de cierre de mes de forma casi diaria, él sabe que un día perdido de ventas es muy difícil recuperar. Un mando medio quizá no está mirando solo la ventas, también podría estar mirando el abandono de clientes.  Un Director financiero debe estar mirando el EBITDA,  un CEO mira todo, pero no entra en detalles, al menos no todos los días.

Entonces, tanto informes gerenciales y cuadros de mando, son vitales para cada gestor de una organización porque le van a permitir tomar decisiones sobre los objetivos encomendados de acuerdo a su nivel de alcance.

Un Cuadro de mando y un reporte de gerencia en general, deberían tener:

  • Indicadores de acuerdo a su alcance.
  • Capacidad de poder establecer rangos de fechas.
  • Indicadores de tendencia y pronósticos.
  • Habilitar al gestor en la toma de decisiones.
  • Que sea fácil de entender.

Video del canal de tableau dónde se ve su uso.

 

¿Por qué debe usarse hoy?

Parte de la estrategia de marketing y comercial, está soportada sobre activos digitales o vale decir: Sitios web, tiendas online, perfiles en redes sociales, canales en youtube y toda la gran cantidad de actividades que se hacen sobre ellos, como campañas publicitarias sobre adwords, facebook ads, redes de display, entre otras. Todas estas actividades generan grandes volúmenes de datos que se hacen inmanejables si es que no se plantea una estrategia para tratarlos.

Ya no es novedad que los nuevos gestores de negocios, cuenta con conocimientos que les permiten establecer u orientar una estrategia que incluya  entorno digital. El ejecutivo hoy sabe sobre Inbound Marketing y Analítica web, pero es demasiada data.

Para Interpretar tal cantidad de información sin perder tiempo tenemos herramientas que nos facilitan la lectura. Entre varias evaluadas , tenemos “Tableau”.

¿Por qué Tableau?

Existen varias herramientas en el mercado, pero una de las más versátiles, que además permite presentar la información en versiones Desktop y Online es “Tableau”.

La promesa de Tableau es simple: “Haz un reporte y míralo donde quieras”.

 

Yo le agregaría lo siguiente: Haz un reporte y no pierdas tiempo todos los días elaborando el mismo.  Con Tableau, haces un reporte y este se actualizará de forma automática siempre y cuando los datos entrantes, también lo hagan.

 

Prestaciones de Tableau

  • Capacidad de poder conectarse con muchas fuentes de datos de forma directa.
  • Construcción visual del reporte.
  • Fácil de usar, tanto para construir como para explorar.
  • Habilitar filtros.
  • Analizar desde prácticamente cualquier pantalla de escritorio a través de la web.

Un GIF ejemplo de Content Analytics.

( http://cdns.tblsft.com/sites/default/files/pages/contentanalytics4.gif )

 

¿De dónde puede leer datos Tableau?

De las principales fuentes de datos para digital, tenemos a Google Analytics, herramienta sobre la cual se puede mirar el tráfico del sitio web y el impacto de las campañas publicitarias sobre el mismo.

Otra fuente importante de datos es el software comercial y transaccional de la empresa. Toda empresa lo tiene.  Tableau puede conectarse a través de conexiones ODBC, sin embargo es una consulta que puede golpear la base de datos. Lo recomendable es exportarlos o leerlos directamente desde una fuente ad-hoc, preparada para ser consultada.  Si ya se tiene trabajado algo en el aspecto de inteligencia de negocios (Business Intelligence), entonces es bastante probable que se tenga un Datawarehouse,  un Datamart o al menos una gran fuente de datos sobre Microsoft Access. Tableau, también puede conectarse.

Muchas veces los datos más importantes de un gestor son los objetivos, muchos de los cuales por lo general, permanecen en un excel. Algunos mandos medios que necesitan tener objetivos diarios y que tienen una dinámica bastante alta, también manejan un excel, algunos incluso un power point.

Podrías cargar los objetivos a Google Analytics, pero luego cambiarlos requiere de un proceso. Si hablamos de tiempo y facilidad no hay nada como una hoja de cálculo, tanto como excel , como un documento con google docs. Tableau puede conectarse a ambas fuentes de datos sin mayores problemas.

 

Múltiples alternativas de Visualización de Datos

A una fuente de datos, se le puede representar de múltiples formas.

Además que es capaz de mostrar casi cualquier tipo de gráfico, se puede integrar varias vistas en un solo dashboard, lo que permite tomar decisiones de forma ágil.

 

Un ejemplo sencillo con Google Analytics en 4 pasos:

  1. Una vez se entra en Tableau, el primer paso es hacer las conexiones con las fuentes de datos que se requieren:

 

  1. Autorizar a Google Analytics.
  1. Seleccionar dimensiones y métricas.
  • Dimensiones: Hora, Día de la semana.
  • Métricas: transacciones.
  1. Darle forma al reporte.

Por ejemplo aquí, con estos 4 datos de Google Analytics, en 2 segundos entender donde se concentran las transacciones. Solo hay que establecer como Columnas a la dimensión Hora y como Fila a la Dimensión Filas.

 

Si eres Gerente Comercial o algo similar estos cuadros te pueden interesar.

 

 

Conclusiones  

Tableau es una gran herramienta porque cuenta con los siguientes aspectos positivos:

  1. Capacidad de conectar a múltiples fuentes de datos.
  2. Facilidad de uso, seleccionar, arrastrar y filtrar.
  3. Una vez hecho el reporte, solo es necesario refrescar la información.
  4. Gran nivel de presentación de datos.

 

Ten en cuenta

Aunque no es el tema en mención, es importante resaltar que los datos deben estar ordenados. Ésta es la fase clave para poder construir reportes de manera muy rápida y sin gran esfuerzo.  En el caso de Google Analytics, son varias las acciones que se deben hacer. Marcar de forma correcta todas las interacciones de un sitio web, cada evento, cada lista de productos, para poder hacer seguimiento a cada clic, cada compra y otras operaciones importantes.

La planificación del marcado de los datos y la estandarización son en muchos casos, los que ocupan entre el 60% y 70% del tiempo.