AUTOMATIZA TU TRABAJO CON IFTTT Y WORKFLOW

Las herramientas de automatización y flujos de trabajo son un elemento importante para el ecosistema del marketing digital, ya que son adaptables a la rapidez y variaciones del día a día. Automatiza tu trabajo con estas herramientas que te permitirán acortar tiempos, tomar atajos o descentralizar ciertas tareas y pueden llegar a ser un gran apoyo. De esa forma podrás enfocarte en los temas centrales de tus proyectos teniendo un sistema trabajando en simultáneo para ti.

En Attach, nuestras áreas de trabajo se organizan mediante sistemas que mecanizan la actividad de administrar tareas y proyectos logrando optimizar la productividad y orden del equipo. Es por ello, que en el siguiente artículo te presentaremos algunas herramientas que podrás aplicar en tu rutina y serán el mayor aliado para enfrentar la carga laboral.

La primera herramienta tiene como nombre Workflow (Flujo de trabajo). Workflow es una aplicación gratuita de Apple, disponible en iPhone, iPad y Mac, que sirve para combinar ciertas acciones con el fin de acortar tiempos y tomar atajos en tu propio dispositivo.

Ahora podrás resumir las actividades que haces en tu día con tan sólo un botón es posible, ya que Workflow te permite crear flujos personalizados acorde a tus necesidades para que una vez estructurados se puedan ejecutar como una “mini aplicación” hecha a tu medida.

En cambio, si tu objetivo es descentralizar ciertos procesos de trabajo te recomendamos IFTTT (If This Then That) un sistema que te permitirá automatizar el flujo de tu negocio.

El prestarles atención a detalles en la organización del trabajo puede tomar mucho más tiempo de lo pensado. Entonces, qué mejor que una aplicación lo haga por ti. Con IFTTT podrás crear conexiones entre tus propias herramientas de trabajo para que estas conversen entre sí y logren hacer las tareas por sí solas.

El hacer uso de estas aplicaciones te brindará beneficios como el ahorro de tiempo, optimizar tareas cortas, organizar tu agenda laboral y mejorar la productividad de tu equipo de trabajo.

Además, con estas herramientas es posible la creación de acciones simples como compartir el último screenshot en alguna de tus aplicaciones con un sólo botón hasta construir secuencias de trabajo complejas tales como convertir un correo en una tarjeta en Trello (gestor de tareas).

El primer paso es descargar Workflow del AppStore mediante cualquiera de tus dispositivos Apple. Clic aquí para poder descargarlo.

Luego de ello, te mostrará un tour con las facilidades que te brinda la app. Para empezar con un flujo de trabajo tienes 2 opciones, la primera es elegir uno de la Galería de Workflow ya creados, como por ejemplo “Note to Self”, que para facilitar la toma de apuntes o guardar rápidamente un dato importante, lo puedes hacer grabando un audio y este se transcribirá y se guardará en tus notas, todo esto con un sólo botón.

Lo que tienes que hacer es (paso 1) ingresar a la galería, (paso 2) buscar el Workflow que sea de tu interés, en este caso “Note to Self” y lo seleccionas. Al seleccionar se abrirá los pasos del flujo de trabajo que ya están predeterminados (paso 3) y al final del flujo estará la opción de “Download” para poder descargarlo o “Open” si quieres hacer algún cambio (pasos 4, 5 y 6).

Cabe resaltar que para que Workflow funcione debes permitir los accesos que te solicite como el micrófono o el lugar donde se guardará el archivo (paso 7). Una vez hecho esto ya tienes el flujo terminado y listo para utilizar.

La segunda opción es crear tu propio flujo acorde a lo que necesites, para ello lo que debes hacer es dar a la opción “Create Workflow”.

Imagina que una de tus actividades diarias es entrar al navegador, buscar en favoritos e ingresar a la página de tu control de horas del trabajo. Para que puedas hacer todo eso en un sólo botón solamente debes seguir los siguientes pasos:

a) Ingresas a la opción “Create Workflow” y se abrirá un espacio en blanco con la opción pre-seleccionada “Normal” que significa que el flujo de trabajo que hayas creado se dará inicio desde adentro de la aplicación.

En cambio, la opción “Today Widget” es para que el flujo sea parte de los iconos de tu centro de notificaciones al momento de desbloquearlo, y la opción de “Action Extension” es para que el icono se encuentre como parte del Menú de Extensiones iOS.

Para este caso elegiremos la opción “Today Widget”.

b) Para comenzar con la primera acción del flujo, selecciona la opción “Actions” que está en la parte inferior, luego se desplegará una lista de acciones. Buscas la opción “URL” y la arrastras hacia el espacio en blanco. Debajo del título de la acción “URL” podrás escribir el link de la página que quieras ingresar constantemente.

Para este caso colocaremos “control.com” que nos llevará a la página del control de horas.

c) Una vez escrito el link, buscas la segunda acción que necesitas que es “Open URLs” y la arrastras a tu flujo.

d) Una vez creado el flujo tendrás que afinar algunos detalles finales, para ello debes colocarte en el icono de “Settings” situado en la parte superior derecha. En la configuración podrás escribir el nombre de tu flujo de trabajo y colocar un icono acorde con el tipo de flujo que hayas creado.

En este caso, colocaremos de título “Control Attachmedia” y nuestro icono será un reloj.

e) Debajo de las opciones de nombre e icono se muestran 3 opciones. “Add to Home Screen” que te permite tener el flujo creado como una aplicación más en tu página central de aplicaciones; “Add to Launch Center” que sirve para colocar el flujo en la página de desbloqueo del celular y “Share Workflow” que es para compartirlo.

En este caso, nosotros seleccionaremos la opción “Add to Home Screen” para que funcione como una mini aplicación y que el acceso a ella sea directo.

Una vez creado el flujo, seleccionas la opción “Done” y automáticamente se creará dicho acceso directo en tu página central de aplicaciones que te permitirá ingresar directamente a la URL que hayas elegido.

2.1. Crear atajos en Workflow

Ahora bien, otra forma de sacar provecho en Workflow es crear atajos para acciones cotidianas que podrían tomar más de 3 o 4 pasos cómo compartir capturas de pantalla mediante alguna de tus aplicaciones. Para ello, debes seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionas “Create Workflow”. Para este ejemplo dejaremos la opción por default “Normal”.

b) Empiezas por arrastrar la primera acción, seleccionas “Actions” y en la lista de acciones buscas la opción “Get latest screenshots” y la jalas a tu espacio en blanco. Una vez hecho este paso, podrás elegir cuántas últimas capturas de pantalla querrás compartir. Para este caso elegiremos “1”.

c) El siguiente paso es elegir mediante cuál aplicación vas a querer compartir la captura de pantalla. Para ello, tendrás que seleccionar la aplicación “Slack”, una herramienta de comunicación para equipos de trabajo muy recomendada (ingresa a la página principal de Slack aquí).

Luego, empiezas por buscar la acción “Post to Slack”, la arrastras a tu flujo de trabajo y eliges por qué canal vas a querer compartir, en este caso será “Announcements”.

d) Finalmente, afinar los detalles de configuración como el nombre del flujo de trabajo, el icono y si deseas que se añada en la pantalla central de aplicaciones. A continuación, con un solo botón podrás compartir una captura de pantalla de tu propio dispositivo mediante Slack.

Así como es posible crear estos simples flujos de trabajo, Workflow te permite hacer otras combinaciones de pasos complejas que pueden incluir una mayor cantidad de pasos o diferentes variantes en las acciones que elijas.

Sin embargo, existen otras tareas que sería mejor automatizar por completo, es decir, que no haya la necesidad de siquiera presionar un botón para que se ejecuten. Para ello, una plataforma recomendable es IFTTT que, si bien a diferencia de Workflow sólo puede unir dos aplicaciones, te servirá de mucha ayuda que la conexión entre ambas sea totalmente automática.

Haz clic aquí para poder ingresar a la página principal de IFTTT.

El recibir correos y ordenar la información recibida es la base para trabajar ordenadamente, pero muchas veces no se tiene el tiempo necesario para hacerlo; en este caso, IFTTT tiene la solución.

Supón que los correos que recibas con una etiqueta específica puedan generar de forma automática una tarjeta de tarea en Trello, herramienta de gestión de proyectos (para hacer uso de ella haz click en este link). Ahora, podrás organizar tu día laboral sin tener que presionar un sólo botón. Mira cuales son los pasos a seguir:

Ejemplo de Trello

a) IFTTT lo puedes descargar como aplicación en tu Android, Iphone o ingresar al sitio web (ifttt.com) en donde podrás registrar tu correo.

b) Una vez registrado tu correo, IFTTT presentará una variedad de tarjetas que ofrecen la conexión entre tus aplicaciones o plataformas. Luego de ello, colocas en el buscador de la página la palabra “Trello” y aparecerán todas las tarjetas relacionadas a Trello.

Nosotros elegiremos la tarjeta “Label email to create new Trello Cards” que permitirá la conexión entre tu correo y Trello.

c) Al darle clic, la tarjeta se abrirá y deberás elegir la opción “Turn On” y permitir los accesos a tu correo y a Trello para poder empezar a configurar la conexión entre ambos.

d) Antes de empezar con la configuración, IFTTT te preguntará si quieres que se activen notificaciones cada vez que se haga la conexión de correo con Trello. Esto podría ser beneficioso para que visualices qué tarjetas nuevas se están creando.

Para iniciar la configuración debes escribir el nombre de la etiqueta creada en tu correo, que en este caso es “Attachmedia”.

e) Para crear la tarjeta en Trello, (1) debes elegir en cuál de tus tableros de Trello deseas crear, en este caso será “Flujo”. (2) Luego, coloca el nombre de la lista que quieres que aparezca la tarjeta. (3) Elige en qué posición debe estar tu tarjeta creada, puede ser la primera o última tarjeta de la lista. (4) El título de la tarjeta tú lo puedes cambiar, pero IFTTT te da la posibilidad de que el nombre sea el asunto del correo para que sea más ordenado y sepas de qué correo proviene la tarjeta.

f) Seguido de ello, te aparecerá una descripción que será creada acorde a los ajustes que estés realizando, así que no será necesario modificarlo.

Asimismo, las 2 últimas configuraciones son opcionales: (5) Al momento de crear la tarjeta puedes asignarla a uno de los integrantes de tu equipo de trabajo. (6) En el caso que hayas creado etiquetas en Trello podrás colocar el nombre de la etiqueta para que al momento de crear la tarjeta la identifique y se guarde con ella.

g) Finalmente das clic en “Save” y toda la configuración estará hecha a tu medida. Si deseas cambiar algún detalle lo puedes hacer dando clic en el botón de herramientas, ubicado en la parte superior derecha.

h) La prueba final es ver si esto se está ejecutando.

La primera fase puede tomar un poco de tiempo por las diferentes configuraciones que se requieren, pero una vez realizada las conexiones no volverás a perder el tiempo y lo podrás invertir en la calidad de tu proyecto y para que tu equipo de trabajo se mantenga organizado.

Además, así como es posible lograr la unión del correo gmail con Trello, podrás encontrar muchas otras tarjetas que te ofrecerán la conexión de otras plataformas siempre y cuando sean sólo 2.Sin embargo, si necesitas añadir una conexión más tendrás que hacer uso de Zapier una plataforma que permite unir más de dos aplicaciones.

CONCLUSIONES

Así como Workflow o IFTTT existen muchas otras aplicaciones o plataformas disponibles para tu uso que te brindarán facilidades al momento de organizar tus tareas y proyectos.

Una de ellas es Microsoft Flow, una plataforma de conexiones de Microsoft que la puedes usar aquí. Otra es MacroDroid una aplicación para Android para la automatización de procesos.

En conclusión, las herramientas de automatización y flujos de trabajo son elementos importantes para el mundo del marketing digital, debido a que se adaptan a la velocidad y variedad del día a día.

El hecho de acortar tiempos, tomar atajos o descentralizar pequeñas tareas puede llegar a ser un gran soporte, así solamente podrás enfocarte en los temas centrales de tus proyectos teniendo un sistema trabajando en simultáneo para ti.

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