Cómo facilitar tu día laboral

Las herramientas de automatización y flujos de trabajo son un elemento importante para el ecosistema del Marketing digital, ya que se adaptan a la rapidez y variaciones del día a día. Acortar tiempos, tomar atajos o descentralizar ciertas tareas pueden llegar a ser un gran apoyo, de esa forma podrás enfocarte en los temas centrales de tus proyectos teniendo un sistema trabajando en simultáneo para ti.

En Attachmedia, nuestras áreas de trabajo se organizan mediante sistemas que mecanizan la actividad de administrar tareas y proyectos logrando optimizar la productividad y orden del equipo. Es por ello, que en el siguiente artículo te presentaremos herramientas que podrás aplicar en tu rutina y serán el mayor aliado para enfrentar la carga laboral.

La primera herramienta tiene como nombre Workflow (Flujo de trabajo). Workflow es una aplicación gratuita de Apple, disponible en iPhone, iPad y Mac, que sirve para combinar ciertas acciones con el fin de acortar tiempos y tomar atajos en tu propio dispositivo. El resumir las actividades que haces en tu día con tan sólo un botón es posible, ya que Workflow te permite crear flujos personalizados acorde a tus necesidades para que una vez estructurados se puedan ejecutar como una “mini aplicación” hecha a tu medida.

Ahora bien, si tu objetivo es descentralizar ciertos procesos de trabajo te recomendamos IFTTT (If This Then That) un sistema que te permitirá automatizar el flujo de tu negocio. El prestarle atención a detalles en la organización del trabajo puede tomar mucho más tiempo de lo pensado. Entonces, qué mejor que una aplicación lo haga por ti. Con IFTTT podrás crear conexiones entre tus propias herramientas de trabajo para que estas conversen entre sí y logren hacer las tareas por sí solas.

El hacer uso de estas aplicaciones te brindará beneficios como el ahorro de tiempo, optimizar tareas cortas, organizar tu agenda laboral y mejorar la productividad de tu equipo de trabajo. Además, con estas herramientas es posible la creación de acciones simples como compartir el último screenshot en alguna de tus aplicaciones con un sólo botón hasta construir secuencias de trabajo complejas tales como convertir un correo en una tarjeta en Trello (gestor de tareas).

 

Iniciemos con Workflow:

 

El primer paso es descargar Workflow del AppStore mediante cualquiera de tus dispositivos Apple. Clic aquí para poder descargarlo: http://workflow.is/ 

 

 

Luego de ello, te mostrará un tour con las facilidades que te brinda la app. Para empezar con un flujo de trabajo tienes dos opciones, la primera es elegir uno de la Galería de Workflow ya creados como por ejemplo “Note to Self” que para facilitar la toma de apuntes o guardar rápidamente, un dato importante, lo puedes hacer grabando un audio y este se transcribirá y se guardará en tus notas, todo esto con un sólo botón.

Lo que tienes que hacer es (paso 1) ingresar a la galería, (paso 2) buscar el Workflow que sea de tu interés, en este caso “Note to Self” y lo seleccionas. Al seleccionar se abrirá los pasos del flujo de trabajo que ya están predeterminados (paso 3) y al final del flujo estará la opción de “Download” para poder descargarlo o “Open” si quieres hacer algún cambio (pasos 4, 5 y 6). Cabe resaltar que para que el Workflow funcione debes permitir los accesos que te solicite como el micrófono o el lugar donde se guardará el archivo (paso 7). Una vez hecho esto ya tienes el flujo terminado y listo para utilizar.

 

 

 

La segunda opción es crear tu propio flujo acorde a lo que necesites, para ello lo debes hacer es dar a la opción “Create Workflow”.

 

 

Imaginamos que una de tus actividades diarias es entrar al navegador, buscar en favoritos e ingresar a la página de tu control de horas del trabajo. Para poder resumir todo eso en un sólo botón te mostramos a continuación los pasos a seguir:

  1. Ingresas a la opción “Create Workflow” y se abrirá un espacio en blanco con la opción pre-seleccionada “Normal” que significa que el flujo de trabajo que hayas creado se dará inicio desde adentro de la aplicación, la opción “Today Widget” es para que el flujo sea parte de los iconos de tu centro de notificaciones al momento de desbloquearlo, y la opción de “Action Extension” es para que el icono se encuentre como parte del Menú de Extensiones iOS. Para este caso, elegiremos la opción “Today Widget”.

     

     

  2. Iniciemos con la primera acción del flujo, así que nos seleccionamos la opción “Actions” que está en la parte inferior y se desplegará una lista de acciones. Buscamos la opción “URL” y la arrastramos hacia el espacio en blanco. Debajo del título de la acción “URL” podrás escribir el link de la página que quieras ingresar constantemente, para este caso colocaremos “control.com” que nos llevará a la página del control de horas.

     

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  4. Una vez escrito el link, buscamos la segunda acción que necesitamos es “Open URLs” y la arrastramos a nuestro flujo.

     

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  6. Una vez creado el flujo afinaremos los detalles finales, para ello nos colocamos en el icono de “Settings” colocado en la parte superior derecha. En la configuración podrás escribir el nombre de tu flujo de trabajo y colocar un icono acorde con el tipo de flujo que hayas creado. En este caso, colocaremos de título “Control Attachmedia” y nuestro icono será un reloj.

     

     

  7. Debajo de los opciones de nombre e icono se muestran 3 opciones: “Add to Home Screen” que te permite tener el flujo creado como una aplicación más en tu página central de aplicaciones, “Add to Launch Center” que es colocar el flujo en la página de desbloqueo del celular y “Share Workflow” es para compartirlo. En este caso, nosotros seleccionaremos la opción “Add to Home Screen” para que funcione como una mini aplicación y que el acceso a ella sea directo.

     

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  9. Una vez creado el flujo, seleccionas la opción “Done” y automáticamente se creará dicho acceso directo en tu página central de aplicaciones que te permitirá ingresar directamente a la URL que hayas elegido.

 

 

Ahora bien, otra forma de sacar provecho en Workflow es crear atajos para acciones cotidianas que podrían tomar más de 3 o 4 pasos como por ejemplo compartir capturas de pantalla mediante alguna de tus aplicaciones. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

  1. Seleccionamos “Create Workflow” y para este ejemplo dejaremos la opción por default “Normal”.

 

  1. Empecemos por arrastrar la primera acción, seleccione “Actions” y en la lista de acciones buscamos la opción “Get latest screenshots” y la jalamos a nuestro espacio en blanco. Una vez hecho este paso, podrás elegir cuántas últimas capturas de pantalla querrás compartir, para este caso elegiremos “1”.

 

  1. El siguiente paso será elegir mediante cuál aplicación vamos a querer compartir la captura de pantalla. Para ello, seleccionaremos la aplicación “Slack” una herramienta de comunicación para equipos de trabajo muy recomendada (ingresa a la página principal de Slack aquí: https://slack.com). 

    Entonces, empezamos por buscar la acción “Post to Slack”, la arrastramos a nuestro flujo de trabajo y elegimos por qué canal vamos a querer compartir en este caso será “Announcements”.

 

  1. Finalmente, afinamos los detalles de configuración como el nombre del flujo de trabajo, el icono y si deseamos que se añada en la pantalla central de aplicaciones. A continuación con un sólo botón compartiremos una captura de pantalla de nuestro propio dispositivo mediante Slack.

 

Así como hemos creado estos simples flujos de trabajo, Workflow te permite crear otras combinaciones de pasos complejas que pueden incluir una mayor cantidad de pasos o diferentes variantes en las acciones que elijas. Sin embargo, existen otras tareas que sería mejor automatizar por completo, es decir, que no haya la necesidad de siquiera presionar un botón para se ejecuten. Para ello, una plataforma recomendable es IFTTT que si bien a diferencia de Workflow sólo puede unir dos aplicaciones te servirá de mucha ayuda que la conexión entre ambas sea totalmente automática. Haz clic aquí para poder ingresar a la página principal de IFTTT: https://ifttt.com 

 

Empecemos con IFTTT:

 

El recibir correos y ordenar la información recibida es la base para poder trabajar ordenadamente, pero muchas veces no se tiene el tiempo necesario para poder hacerlo y para ello IFTTT tiene la solución.

Supongamos que los correos que recibas con una etiqueta específica puedan generar de forma automática una tarjeta de tarea en Trello, una herramienta de gestión de proyectos que puedes hacer uso de ella mediante este link: https://trello.com/ Así, podrías organizar tu día laboral sin tener que presionar un sólo botón. Veamos cuales son los pasos a seguir:

Ejemplo de Trello

 

  1. IFTTT lo puedes descargar como aplicación en tu Android, Iphone o ingresar al sitio web (ifttt.com) en donde podrás registrar tu correo.

 

 

  1. Una vez registrado tu correo, IFTTT se presentará una variedad de tarjetas que te ofrecen la conexión entre tus aplicaciones o plataformas. Luego de ello, colocaremos en el buscador de la página la palabra “Trello” y aparecerán todas las tarjetas relacionadas a Trello. Nosotros elegiremos la tarjeta “Label email to create new Trello Cards” que permitirá la conexión entre tu correo y Trello.

 

  1. Al darle clic la tarjeta se abrirá y deberás elegir la opción “Turn On” y permitir los accesos a tu correo y trello para poder empezar a configurar la conexión entre ambos.

 

 

 

 

  1. Antes de empezar con la configuración, IFTTT te preguntará si quieres que se activen notificaciones cada vez que se haga la conexión de correo con Trello. Esto podría ser beneficioso para que puedas visualizar que tarjetas nuevas se están creando. Para iniciar la configuración debes escribir el nombre de la etiqueta creada en tu correo que en este caso es “Attachmedia”. 

 

  1. Para crear la tarjeta en Trello, (1) debes elegir en cuál de tus tableros de Trello deseas crear, en este caso será “Flujo”. (2) Coloca el nombre de la lista que quieres que aparezca la tarjeta. (3) Elige en qué posición debe estar tu tarjeta creada, puede la primera o última tarjeta de la lista. (4) El título de la tarjeta tú lo puedes cambiar, pero IFTTT te da la posibilidad que el nombre sea el asunto del correo para que sea más ordenado y sepas de qué correo proviene la tarjeta.

 

  1. Seguido de ello, te aparecerá una descripción que será creada acorde a los ajustes que estes realizando así que no será necesario modificarlo. Las dos últimas configuraciones son opcionales: (5) Al momento de crear la tarjeta puede asignarla a uno de los integrantes de tu equipo de trabajo. (6) En el caso que hayas creado etiquetas en Trello puede colocar el nombre de la etiqueta para que al momento de crear la tarjeta la identifique y se guarde con ella.

 

  1. Finalmente das clic en “Save” y toda la configuración estará hecha a tu medida. Si deseas cambiar algún detalle lo puedes hacer dando clic en el botón de herramientas en la parte superior derecha.

  2. La prueba final es ver si esto se está ejecutando.

 

La primera fase puede tomar un poco de tiempo por las diferentes configuraciones que se requieren, pero una vez realizada las conexiones no volverás a perder el tiempo y lo podrás invertir en la calidad de tu proyecto y que tu equipo de trabajo se mantenga organizado. Además, así como hemos logrado la unión del correo Gmail con Trello, podrás encontrar muchas otras tarjetas que te ofrecerán la conexión de otras plataformas siempre y cuando sean sólo dos. Pero si necesitas añadir una conexión más tendrás que hacer uso de Zapier una plataforma que te permitirá unir más de dos aplicaciones. Ingresa a la página principal de Zapier mediante el siguiente link: https://zapier.com/

 

Así como Workflow o IFTTT existen muchas otras aplicaciones o plataformas disponibles para tu uso que te brindarán facilidades al momento de organizar tus tareas y proyectos tales como Microsoft Flow, una plataforma de conexiones de Microsoft que la puede usar mediante este link: https://us.flow.microsoft.com, o MacroDroid una aplicación para Android para la automatización de procesos que puede descargar aquí: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.arlosoft.macrodroid&hl=en

 

 

En conclusión, las herramientas de automatización y flujos de trabajo son elementos importantes para el mundo del Marketing Digital, debido a que se adaptan a la velocidad y variedad del día a día. El hecho de acortar tiempos, tomar atajos o descentralizar pequeñas tareas puede llegar a ser un gran soporte, así podrás enfocarte en los temas centrales de tus proyectos teniendo un sistema trabajando en simultáneo para ti.